Om fouten en kosten terug te dringen en de klanttevredenheid en klantinteractie in positieve zin te beïnvloeden is het nodig om bedrijfsprocessen te automatiseren. Maar waar moet je beginnen met het automatiseren van bedrijfsprocessen? Hoe vertaal je de kans van automatisering naar voordelen voor je bedrijf? Met het gebruik van goede technologie kun je de balans houden in de back office. Dit zijn een aantal stappen om bedrijfsprocessen te automatiseren.
De huidige processen in kaart brengen
Als je bedrijfsprocessen wilt automatiseren dan is het eerst zaak om de huidige processen helder te krijgen. Daarbij moet je rekening houden met kosten, mensen en systemen. Maak een beschrijving van de gewenste werkwijze en maak een definitie van alle stappen. Zo ontstaat er een inzicht in bedrijfsprocessen.
Standaardprocessen verder uitwerken
Het is verstandig om één voor één de processen uit te werken in het uitgekozen systeem. Ieder bedrijfsproces heeft zo z’n uitzonderingen. Begin allereerst met een basis proces en werk deze uit met de uitzonderingen. Zo wordt er aan ieder scenario gedacht. Grijp ook de kans aan om de processen kritisch te bekijken. Kunnen de processen nog beter, sneller of makkelijker?
Automatische acties instellen waar mogelijk
Met software kunnen er automatische acties worden verricht. Zo bespaar je op menselijk inzet. Bepaal met bedrijfsprocessen automatiseren welke processen geautomatiseerd kunnen worden. Je kunt een stukje kunstmatige intelligentie toevoegen waardoor bedrijfsprocessen een stuk sneller en soepeler verlopen.
Het testen en monitoren van bedrijfsprocessen
Vernieuwde processen moeten altijd getest worden. Test daarom dan ook alle scenario’s en bekijk of alles naar behoren werkt. Is dit het geval dan kun je live gaan met vernieuwde workflows. Is het live dan betekent dat het niet klaar is. Van belang is dat je altijd de processen blijft monitoren, bekijken of alles naar wens werkt en of je het gewenste resultaat ziet.
Het evalueren van de bedrijfsprocessen
Is eenmaal alles live dan is het ook tijd om te evalueren. Verzamel dan ook veel feedback vanuit je organisatie. Hoor van werknemers of er nog verbeteringen mogelijk zijn en pas de feedback toe om bedrijfsprocessen nog beter en efficiënter te maken.
